改正の概要
電子帳簿保存法の改正により令和４年１月１日以降、下記のような電子データ（紙ではなく電子データで授受を行う請求書や領収書等）は、電子データのまま保存することが義務付けられます（令和３年の年末までに授受した書類は印刷して紙で保存することが可能）。
【対象となる電子データの例】
(1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又は取引情報が記載されている電子メールを授受
(2)インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
(3)電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
(4)クレジットカードの利用明細データ，交通系ICカードによる支払データ，スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
(5)特定の取引に係るEDIシステムを利用
(6)ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
(7)請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して授受
なお、自己の作成した請求書等の資料も電子データで取引先に交付する場合は対象となりますが、紙で授受した資料をスキャナーでスキャンして作成したデータは対象になりません（原則として、元の紙の資料を保存することになります）。
今回の改正の対象となる電子データは、たんにパソコンにデータを保存すれば良いのではなく、税務調査等において電子データの内容を確認できるように「システム概要書（取扱説明書）」及び「パソコン、ディスプレイ又はプリンター」を備え付け、かつ、当該電子データに検索機能を付加し、改ざん防止措置を行わなければなりません。
改正への対応
上記の改正に対応するのは、小規模企業にとってそれほど容易ではありません。そのため、今回の改正に関しましては『「印刷して紙で保存」又は「要件を満たさない電子データを保存」のいずれかを行い、その他の対応については様子見とする』こともやむを得ないものと考えております。
この場合、法令上は「青色申告の取消し」などの不利益を被る可能性はありますが、国税庁の資料において「青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断しています。」とされていることから、電子データの保存不備をもって直ちに，青色申告の取消しや経費性が否定されるわけではないと考えております。
なお、正式な対応を行わない場合でも、実行可能な範囲で対応していることを示すために、電子データの保存場所を事業年度別にフォルダーで区分し、かつ、保存するデータのファイル名を『2021.10.13_××商店_2,500円.pdf』のように『年月日_取引先名称_取引金額』とファイル名を付けて、ファイル名で検索できる形式を採用して頂くことを推奨致します。
また、今回の改正に正式に対応する場合には、「改ざん防止措置」にも対応しなければなりません。この対応方法は下記の３点がありますが、弊所にて検討しました結果、(1)タイムスタンプを付す方式が現実的であると判断しました。
(1)電子データにタイムスタンプを付す。
(2)データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する。
(3)訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付けを行う。
なお、これまでタイムスタンプ方式は費用面がハードルとなっておりましたが、東証ジャスダック市場に上場している株式会社ベクターが運営している「みんなの電子署名」が費用ゼロで電子署名及びタイムスタンプ機能の提供を開始しました（インターネットで「みんなの電子署名」で検索してください）。
これにより、原則として、ノーコストでタイムスタンプ機能を利用することができますので、今回の電子帳簿保存法改正へ対応される場合は、あわせてご検討ください。
